Ihre offenen Punkte rufen Sie an
Die digitale Assistentin meldet sich von sich aus per Telefon: im gewählten Takt, etwa stündlich während der Arbeitszeit, bei dringenden Punkten sofort. Sie kennt den aktuellen Stand aller Kanäle aus dem Aktivitäten-Cockpit und bespricht die offenen Punkte im Gespräch.
Erledigen, antworten, verschieben: alles am Telefon, unterwegs, im Auto, zwischen zwei Terminen. Die Gesprächssteuerung läuft auf eigener Infrastruktur, die Verbindung ist privat.
Ein Posteingang wartet passiv · eine Assistentin meldet sich
Das Wichtige meldet sich, bevor es dringend wird. Die produktivste Zeit des Tages ist oft die, in der kein Bildschirm zur Verfügung steht.
Ruft von sich aus an
Kein Öffnen einer App, kein Nachschauen. Die Assistentin wählt Ihre Nummer, wenn es etwas zu besprechen gibt, innerhalb des Zeitfensters, das Sie festlegen.
Kennt den Stand
Grundlage ist das Aktivitäten-Cockpit: alle offenen Punkte aus E-Mail, Slack, Teams und LinkedIn, priorisiert und mit vorbereiteten Antwortvorschlägen.
Erledigt am Telefon
Abhaken, Antwort diktieren, Wiedervorlage setzen, Termin blocken, in der Wissensablage nachschlagen: alles im Gespräch, ohne Bildschirm.
Verbucht sauber
Jede Entscheidung aus dem Anruf landet protokolliert im Cockpit und in der Wissensablage, mit Rücknahme-Möglichkeit. Nichts geht zwischen Hörer und Liste verloren.
Wann das Telefon klingelt
Drei Anlässe, alle einstellbar. Ausserhalb des gewählten Zeitfensters bleibt es still.
Dringendes
Ein P1-Punkt oder eine ablaufende Frist löst den Anruf direkt aus, ohne auf den nächsten Takt zu warten.
Sammelanrufe
Im gewählten Rhythmus, etwa stündlich oder morgens und nachmittags, werden die neuen Punkte gebündelt besprochen.
Überfälliges
Punkte, die zu lange offen sind, bringt die Assistentin von sich aus wieder aufs Tapet, bis sie entschieden sind.
So klingt ein Anruf
Punkt für Punkt, mit Rücklesen vor jedem Versand. Unterbrechen ist jederzeit erlaubt: Wer ins Wort fällt, wird gehört. Und ein knappes «Erledigen» genügt als Zustimmung, die Assistentin verlangt keine doppelte Bestätigung für einfache Dinge.
● Verbunden · private Leitung 03:12
Was am Telefon möglich ist
Die Assistentin liest die Liste nicht nur vor, sie führt Entscheidungen auch aus.
| Erledigen und verschieben | «Erledigt», «morgen nochmals», «in drei Tagen nachfassen»: der Punkt wird sofort verbucht, mit Rücknahme-Möglichkeit. |
| Antworten diktieren | Der vorbereitete Vorschlag wird vorgelesen, Ihre Änderungen eingearbeitet, das Ergebnis zurückgelesen. Versand erst nach Ihrer Zustimmung. Wahlweise landet die Antwort nur als Entwurf im Ausgang des Kanals, zum späteren Prüfen und Senden von Hand. |
| Details nachfragen | «Was stand im Original?» oder «Von wann ist das?»: die Assistentin liest Kanal, Datum und Originaltext des Punktes vor. |
| Termin blocken | Für ein Thema, das ruhige Zeit braucht, reserviert die Assistentin direkt einen Block im Kalender. |
| Wissensablage durchsuchen | «Was haben wir mit dieser Firma zuletzt besprochen?»: die Assistentin sucht in der eigenen Wissensablage und fasst zusammen. |
Was in einem Anruf technisch passiert
Sechs Schritte je Gesprächsrunde. Der Kern läuft auf eigener Infrastruktur, die Anrufverbindung ist ein privates, verschlüsseltes Netz: kein öffentlich erreichbarer Dienst, kein Abo einer Sprachagenten-Plattform. Die Sprachdienste sind wählbar, auch mit Betrieb in der Schweiz oder im eigenen Rechenzentrum.
Die produktivste Zeit ist oft die ohne Bildschirm
| Reisezeit wird Arbeitszeit | Eine halbe Stunde Autofahrt reicht, um die Punkte des Vormittags zu entscheiden. |
| Nichts wartet auf den Abend | Antworten entstehen im Tagesverlauf, statt sich bis zum Feierabend zu stapeln. |
| Entscheiden statt tippen | Der Vorschlag liegt bereit. Am Telefon bleibt die Entscheidung, nicht das Schreiben. |
| Verbindlichkeit | Was besprochen wurde, ist verbucht. Kein «das wollte ich noch erfassen» nach dem Anruf. |
| Erreichbar ohne App | Ein Telefon genügt. Keine neue Oberfläche, die gelernt werden muss. |
Datenhaltung
- Gesprächssteuerung
- Auf einem Server im eigenen Haus
- Anrufverbindung
- Privates, verschlüsseltes Netz, kein öffentlich erreichbarer Dienst
- Offene Punkte
- Bleiben im Aktivitäten-Cockpit auf eigener Infrastruktur
- Protokoll
- Jede Aktion nachvollziehbar verbucht, rücknehmbar
- Sprachdienste
- Spracherkennung und Sprachmodell: Anbieter wählbar, auch Schweizer Betrieb oder eigenes Rechenzentrum
Kein Abo einer Sprachagenten-Plattform, kein Callcenter-Dienst. Ihre Geschäftskorrespondenz wird nicht zum Trainingsmaterial eines Anbieters.
Als Projekt in drei Schritten
Cockpit als Basis
Voraussetzung ist das Aktivitäten-Cockpit mit angebundenen Kanälen. Wo es fehlt, wird es im selben Projekt aufgebaut.
Stimme und Takt
Anrufzeiten, Anlässe und Gesprächston werden festgelegt, die Sprachdienste nach Ihren Vorgaben zur Datenhaltung gewählt.
Einspielen im Alltag
Start mit einer Person, Feinschliff an echten Anrufen: Formulierungen, Tempo und Kommandos werden an den Nutzer angepasst.
Die Sprechstelle des Aktivitäten-Cockpits
Die Assistentin und das Cockpit teilen dieselbe Datenbasis: Was am Telefon entschieden wird, steht im Cockpit, und was im Cockpit liegt, kennt die Assistentin. Beide Wege stehen parallel offen: Klick am Bildschirm oder Wort am Hörer.
Lösung 05, Aktivitäten-Cockpit →Die Kurzfassung als PDF
Drei Seiten für die Diskussion in Fachgremien und Geschäftsleitung: Anrufanlässe, Gesprächsbeispiel, Fähigkeiten, Ablauf und Datenhaltung.
Digitale Assistentin
Wann das Telefon klingelt, was am Telefon möglich ist, die sechsstufige Gesprächsrunde mit Verarbeitungsorten und die Datenhaltung, kompakt für die Entscheidungsvorlage.
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Wie viele Punkte entscheiden Sie heute zwischen zwei Terminen?
Im Erstgespräch zeigen wir die Assistentin live und klären, welcher Takt zu Ihrem Tag passt. Unverbindlich und auf Augenhöhe.
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