Lösung 02 · PrivatTranscript
Jede Besprechung wird zu dokumentiertem Firmenwissen
PrivatTranscript nimmt auf, was in Ihrem Unternehmen besprochen wird, über externe Sprachrecorder ebenso wie über Teams, Zoom oder Meet und macht daraus strukturierte Protokolle in Ihrer eigenen Ablage. Vollständig auf Ihren Geräten, ohne Cloud-Dienst.
Damit schliesst die Lösung die grösste Lücke jedes Wissensbestands: das gesprochene Wort, in dem die Entscheidungen tatsächlich fallen.
Vom Gespräch bis zur Ablage · in einem Durchlauf
Die meisten Aufnahme-Werkzeuge hören auf, wenn der Text da ist. Genau dort beginnt aber die Arbeit, die niemand macht: einordnen, zuweisen, ablegen.
Alles aufnehmen
Externer Recorder für Gespräche vor Ort, internes Mikrofon für Online-Meetings: beides landet im selben Bestand, mit denselben Regeln.
Alles wiederfinden
Ein Inventar über sämtliche Aufnahmen: Zustand, Herkunft, Ablageort. Filtern, gruppieren, exportieren, auch über Jahre zurück.
Bearbeiten
Aufnahmen teilen, Sprecher benennen, Abschnitte hören und schneiden. Eine zweistündige Sitzung mit drei Themen wird zu drei Protokollen.
Protokollieren
Vorlagen je Sitzungstyp: Projekttermin, Workshop, Telefonat, Personalgespräch. Zusammenfassung, Entscheide und Aufgaben statt Wortlaut-Wüste.
Der ganze Tag auf einer Fläche
Die Startseite zeigt das verbundene Aufnahmegerät, den Aufnahmeknopf und den Tagesverlauf: Kalendertermine in der oberen Reihe, tatsächliche Aufnahmen darunter. Wo oben ein Termin steht und unten kein Block liegt, fehlt ein Protokoll: das sieht man, ohne zu suchen.
Sechs Schritte · fünf davon bei Ihnen im Haus
Aufnahme, Spracherkennung und Sprecherzuordnung laufen auf Ihren eigenen Geräten und funktionieren ohne Internetverbindung. Nur das Formulieren des Protokolls nutzt ein Sprachmodell, wahlweise ebenfalls im eigenen Rechenzentrum.
Drei Aufbauten, ein Bestand
Die Lösung wird auf Ihre Sitzungsarten zugeschnitten. Vorhandene Geräte werden eingebunden. Es braucht selten neue Hardware.
Vor Ort und unterwegs
Kundengespräche, Werkbegehungen, Baustellen. Ein externer Sprachrecorder läuft mit, die Übertragung erfolgt anschliessend automatisch.
- Externer Recorder per Funk
- Kein Rechner nötig
- Auch mehrstündige Termine
Online-Besprechungen
Teams, Zoom oder Meet. Zwei getrennte Spuren, Ihr Mikrofon und der Ton der Gegenseite, machen die Zuordnung der Sprecher eindeutig.
- Ohne Zusatzgerät
- Start automatisch bei Meetingbeginn
- Sprecher sicher unterschieden
Hybride Sitzungen
Teilnehmende im Raum und zugeschaltet. Recorder und Rechnerton laufen parallel und werden zu einem Protokoll zusammengeführt.
- Raum- und Leitungston kombiniert
- Lange Sitzungen teilbar
- Ein Protokoll je Traktandum
Wissen, das nur in Köpfen liegt, ist beim nächsten Wechsel weg
| Entscheide bleiben belegt | Wer hat was zugesagt, mit welcher Begründung, nachlesbar statt rekonstruiert. |
| Übergaben werden möglich | Neue Mitarbeitende lesen die Vorgeschichte eines Kunden, statt sie zu erfragen. |
| Zeitersparnis je Sitzung | Kein Mitschreiben, kein Nachbereiten am Abend. Das Protokoll liegt bereit. |
| Durchsuchbares Gedächtnis | Jede Besprechung der letzten Jahre im Volltext auffindbar. |
| Nachweisfähigkeit | Bei Reklamationen und Projektstreit zählt, was dokumentiert ist. |
| Futter für den Wissensbestand | Jedes Protokoll landet strukturiert im Bestand und steht damit auch dem unternehmenseigenen Assistenten zur Verfügung. |
Datenhaltung
- Aufnahmen
- Auf Ihrem Archiv-Server im Haus
- Spracherkennung
- Auf dem eigenen Rechner, ohne Netz
- Stimmerkennung
- Eigene Datenbank, bleibt im Haus
- Protokolle
- In Ihrer bestehenden Wissensablage
- Sprachmodell
- Einziger externer Dienst, wahlweise als Modell im eigenen Rechenzentrum
Kein Anbieter-Konto für Ihre Mitarbeitenden, keine Aufnahmen in fremden Rechenzentren, keine Zweitverwertung Ihrer Gespräche.
Als Projekt in drei Schritten
Aufnahme-Situationen klären
Welche Sitzungen sollen erfasst werden, wer nimmt teil, welche Geräte sind vorhanden? Dazu gehört die Klärung der arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Seite, Aufnahmen brauchen die Zustimmung der Beteiligten. Ergebnis: die passende Konstellation.
Vorlagen und Ablage
Protokollvorlagen je Sitzungstyp nach Ihren Vorgaben, Zielordner nach Ihrer bestehenden Struktur. Wo bereits ein geordneter Wissensbestand existiert, wird direkt dorthin abgelegt.
Pilot und Ausrollen
Start mit einem Team, Feinschliff an echten Sitzungen, dann Ausweitung: die Stimmerkennung lernt dabei mit und wird von Woche zu Woche sicherer.
Die Quelle, die den Wissensbestand füttert
Diese Lösung steht für sich, ihre volle Wirkung entfaltet sie als Erfassungsschicht eines ganzheitlichen Wissensansatzes. Dort, wo Protokolle nicht in einem Ordner enden, sondern mit Kunde, Projekt und Entscheid verknüpft im Bestand liegen, wird aus jeder Sitzung dauerhaft verwertbares Firmenwissen.
Lösung 01, Corporate Wissensmanagement →Welche Sitzungen gehen bei Ihnen verloren?
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre Besprechungsarten an und klären, welche Konstellation passt. Unverbindlich und auf Augenhöhe.
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